Com toda certeza, garantir que nenhum insumo falte dentro de um hotel — desde alimentos à produtos de limpeza e itens de papelaria — é um grande desafio de gestão. Diferentemente do que muitos pensam, os métodos de controle de estoque vão além da compra desses materiais.
Ao contar com uma organização eficiente, é possível evitar desperdícios e acúmulos desnecessários. Esses fatores podem ter impactos financeiros significativos, já que produtos vencidos e não utilizados geram gastos extras para a organização.
Além dos prejuízos financeiros, a falta de um gerenciamento adequado pode trazer outros problemas para o hotel, como:
a possibilidade de roubo e furto de itens;
insatisfação dos clientes pela falta de produtos;
aborrecimento dos funcionários na realização das tarefas diárias;
possíveis problemas legais em função do uso de produtos vencidos;
riscos à saúde dos hóspedes;
etc.
Por isso, continue a leitura e veja três dicas que podem ajudar você a manter o controle sobre o estoque!
O controle de estoque deve ser priorizado pois faz parte da administração do hotel, já que sua operação diária dependerá da precisão dessas informações. Para garantir que ele esteja sempre atualizado, você pode seguir esses métodos:
É fundamental que seu hotel conte com um controle de estoque informatizado. Nada de fazer tudo manualmente, já que “esquecer” de anotar a entrada ou saída de um insumo pode prejudicar seu acompanhamento.
Para isso, vale investir em planilhas ou mesmo sistemas específicos para essa gestão. Caso seja necessário, para garantir que tudo seja registrado pelos seus colaboradores, aposte em treinamentos e cursos sobre a utilização da ferramenta.
Um inventário é um documento que mostrará quais são os produtos e suas respectivas quantidades ali presentes em estoque. Se no começo da semana o inventário apontava que existiam dois quilos de café, por exemplo, e agora existe só um, significa que metade foi usado ao longo dos dias.
Esse método é extremamente eficaz para entender o quanto se gasta e em quanto tempo, o que está sendo utilizado com maior frequência e se a quantidade comprada é realmente suficiente para abastecer o hotel. Além disso, esse método também ajuda você a comprar na medida certa, nem para mais e nem para menos.
Fazê-lo semanalmente garantirá uma maior segurança, mas, se preferir, você pode fazer ao fim de cada mês ou a cada quinzena. Além disso, é importante contar com fornecedores confiáveis para hotelaria, para garantir que você seja atendido rapidamente caso necessário.
Um dos métodos para controlar o estoque é organizar cada material separadamente e por área. Por exemplo, nomeie cada um dos setores do seu hotel, como cozinha e recepção e cole as divisões no estoque. Dessa forma, uma área não irá pegar o que é da outra e tudo fica mais organizado.
Outra boa dica é colar etiquetas vermelhas em produtos que tenham a validade próxima. Afinal, usar materiais vencidos representa risco à saúde dos hóspedes bem como é garantia de problemas com os órgãos públicos, como a vigilância sanitária.
Com esses métodos, você certamente terá uma gestão do seu estoque muito melhor e mais acertada, poupando recursos e otimizando o tempo. Aproveite, também, para se inteirar de dicas para maximizar o lucro do seu hotel com atitudes simples.
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